¿Qué es IAP?
La solución automatiza, potencia y maximiza el sistema de pago a proveedores, facilitando la visualización de sus facturas, remitos, órdenes de compra electrónicamente, controlando y dirigiendo los flujos de trabajo de manera inteligente, configurable a los tipos de comprobantes. A su vez agiliza la tarea diaria y proporciona información estadística sobre productividad por distintos criterios a las esferas decisivas de la empresa, manteniendo registros electrónicos por cada acción realizada en el sistema.Las aplicaciones que conforman la solución están desarrolladas para el sistema operativo Microsoft Windows en sus versiones actuales.
Funcionalidad
Si bien IAP trabaja junto al sistema de pagos de la empresa, no registra ninguna orden de pago de ningún tipo de comprobante, dado que es el ERP quien tiene esta responsabilidad. El sistema no realiza modificaciones en el sistema ERP de la empresa. Sólo consume la información generada por el ERP. IAP se limita a enviar información al emulador de terminal, y es el usuario quien debe confirmar los datos enviados al emulador.
Los usuarios de IAP se encuentran en una misma localización física, que generalmente se denomina Centro Único de Pagos (o bien, simplemente C.U.P.).
Los usuarios de IAP se encuentran en una misma localización física, que generalmente se denomina Centro Único de Pagos (o bien, simplemente C.U.P.).
La secuencia de uso de aplicaciones en IAP es la siguiente:
1.- El proveedor llega con su comprobante para ser entregada a la empresa. Puede ser una factura, nota de crédito, nota de débito, etc.
2.- Utiliza el Kiosco Multimedia para el ingreso de los datos del comprobante.
3.- El Kiosco Multimedia genera una etiqueta autoadhesiva con un número de transacción. Dicha etiqueta es pegada al dorso de la primera hoja del comprobante.
4.- El comprobante es ingresado en el buzón del Kiosco Multimedia.
5.- El Kiosco Multimedia le entrega una etiqueta para que la persona que ingresó el comprobante tenga su recibo y su número de transacción.
a. En este instante, un workflow es iniciado y queda a la espera del documento digital.
6.- La bolsa con todos los comprobantes es enviado al C.U.P.
7.- Al día siguiente, los comprobantes son digitalizados utilizando IBM FileNet Capture
8.- Una vez digitalizado, servicios de IAP adjuntan la imagen al workflow iniciado en el paso 5.a.
9.- Utilizando la aplicación Image Account Payables, los usuarios del C.U.P. trabajan con los workflows, visualizando la imagen del comprobante en una mitad de su pantalla (monitores de 21 pulgadas) y en la otra mitad J.D.Edwards. Cada tipo de comprobante tiene su ciclo de vida y proceso.
10.- Una vez finalizado el proceso correspondiente al comprobante, el workflow finaliza.
11.- A posterior, si se necesita consultar la imagen, se utiliza la aplicación Enable400 para la consulta de imágenes de comprobantes.
2.- Utiliza el Kiosco Multimedia para el ingreso de los datos del comprobante.
3.- El Kiosco Multimedia genera una etiqueta autoadhesiva con un número de transacción. Dicha etiqueta es pegada al dorso de la primera hoja del comprobante.
4.- El comprobante es ingresado en el buzón del Kiosco Multimedia.
5.- El Kiosco Multimedia le entrega una etiqueta para que la persona que ingresó el comprobante tenga su recibo y su número de transacción.
a. En este instante, un workflow es iniciado y queda a la espera del documento digital.
6.- La bolsa con todos los comprobantes es enviado al C.U.P.
7.- Al día siguiente, los comprobantes son digitalizados utilizando IBM FileNet Capture
8.- Una vez digitalizado, servicios de IAP adjuntan la imagen al workflow iniciado en el paso 5.a.
9.- Utilizando la aplicación Image Account Payables, los usuarios del C.U.P. trabajan con los workflows, visualizando la imagen del comprobante en una mitad de su pantalla (monitores de 21 pulgadas) y en la otra mitad J.D.Edwards. Cada tipo de comprobante tiene su ciclo de vida y proceso.
10.- Una vez finalizado el proceso correspondiente al comprobante, el workflow finaliza.
11.- A posterior, si se necesita consultar la imagen, se utiliza la aplicación Enable400 para la consulta de imágenes de comprobantes.
Beneficios de IAP
- Integra la Administración de Procesos de Negocios (BPM), con la Administración de Contenidos Corporativos (ECM).
- Integra los sistemas de BPM y ECM con el ERP de la organización.
- Reduce los tiempos en los procesos administrativos actuales.
- Optimización de recursos de programación.
- Aumenta el control y seguimiento.
- Facilita la consulta de los estados de un circuito de trabajo.
- Reduce entradas de datos duplicadas y redundantes.
- Elimina duplicación de tareas de back office.
- Centralizar el pago a los proveedores.
- Facilita la creación de un grupo de expertos en el proceso.
- Reduce las tareas manuales.
- Elimina tareas obsoletas.
- Brinda disponibilidad de información de estado del proceso online.
- Proporciona información estadística del proceso.
- Digitaliza los comprobantes necesarios.
- Mejora el control interno.
- Mejora el servicio al proveedor.
- Mide el desempeño y la productividad por objetivos y benchmarking.