¿Qué es SC?
Como su nombre lo indica, SC® consiste en un sistema de envío y recibo de correspondencia desarrollado por LPA sobre plataforma IBM FileNet P8. Esta solución permite:- Administrar toda la correspondencia tanto interna como externa, ya sea enviada o recibida.
- Administrar la distribución física.
- Reemplazar el uso de documentos físicos por documentos electrónicos.
- Automatizar el proceso de registración, asignación y tratamiento de todas las comunicaciones oficiales.
Funcionalidad
Podemos resumir el proceso en tres pasos fundamentales:
Radicar
Es la acción de registrar una correspondencia en el sistema y asignarle un número de identificación correlativo y único. La correspondencia se recibe y se despacha a través de centros de gestión especializados que se denominan CGC (Centros de Gestión de Correspondencia).Funciones del CGC
- Registrar en el sistema la correspondencia que se recibe y se envía.
- Rotular el original y las copias, utilizando una etiqueta autoadhesiva sobre el mismo documento (El número de Radicado que se incluye en el Rótulo es un código único y correlativo que identifica a cada comunicación registrada en el sistema)
- Rotular anexos (documentación adjunta al documento principal).
- Digitalizar toda la correspondencia (se aprovechan las facilidades que brinda el código de barras que se incluye en el Rótulo con el código de Radicado)
- Imprimir las planillas de distribución que automáticamente genera el sistema con toda la correspondencia registrada.
- Entregar a los Gestores de Correspondencia, las planillas de distribución junto con la documentación física, para su posterior asignación a un funcionario.
- Registrar la correspondencia devuelta
- El documento y los anexos digitalizados una vez que son digitalizados, quedan asociados al proceso de correspondencia.
- El documento y los anexos pueden visualizarse en cualquier etapa del proceso
- Los documentos quedan almacenados en el Repositorio de P8 y pueden se consultados y visualizados, luego de que el proceso finaliza.
Asignar
Esta tarea es realizada por un rol que denominamos Gestor de Correspondencia, típicamente secretarias de departamentos, que revisan la correspondencia recibida y la asignan a la persona que corresponda para su tratamiento. El Gestor de correspondencia podrá “Rechazar” la correspondencia si no hubiera sido correctamente radicada, volviendo el flujo al paso anterior de “Radicar” para que sea revisada y corregida en el Centro de Gestión de Correspondencia.Ejecutar
Este paso es realizado por el rol que denominamos Ejecutor, y que corresponde al destinatario final de la correspondencia y que se encargará de tomar las acciones que correspondan. El ejecutor podrá rechazar la asignación de la correspondencia si considera que no le corresponde, volviendo el flujo al paso anterior de “Asignación” para que el Gestor vuelva a asignar la correspondencia al funcionario correcto.Beneficios de SC
- Es altamente configurable y para parametrizable, interfaz agradable y sencilla de utilizar, entregando practicidad a sus usuarios con su consecuente impacto en productividad.
- Permite búsquedas inteligentes para ubicar funcionarios destinatarios, remitentes o puestos en copia.
- Protege la información proveniente de contenido no estructurado, que es fuente de la mayor parte de documentación en una compañía.
- Títulos y mensajes configurables, trazabilidad total del sistema y capacidad para la generación y configuración de reportes.
- Reduce costos por la eficiencia del proceso, disponibilidad de la información y la documentación siempre.
- Provee tranquilidad a la organización en relación a la gestión de su correspondencia electrónica, elimina el riesgo de pérdida de documentación comercial trascendental.