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Servicios IT: Gestión de contenido empresarial (10/06/2011)

Un estudio realizado por la Association for Information and Image Management (AIIM), da a luz ciertos datos en torno a las características de la industria del Enterprise Content Management. La investigación se efectuó por medio de una encuesta con metodología cuantitativa y fue respondida por 650 miembros individuales de la comunidad AIIM entre el 28 de enero y el 14 de febrero del 2011.

La encuesta representa a organizaciones de diferentes tamaños. Compañías grandes (con más de 5000 empleados) representan el 35% de la muestra, empresas medianas (500 a 5000 empleados) representan el 41% de los encuestados. Pequeñas y medianas empresas (10 a 500 empleados) constituyen un 24% de la muestra.

A continuación, algunos de los datos relevantes del estudio:

- Maximizar la eficiencia y la optimización de procesos son los principales impulsores de la continua inversión en ECM a lo largo de todos los niveles y tamaños de las organizaciones.

- El cumplimiento sigue siendo un impulsor significativo, especialmente en grandes organizaciones, sin embargo ha disminuido después de su pico en el 2007. La conectividad y colaboración interdepartamental cada vez se reconocen con mayor fuerza como beneficios importantes del ECM.

- Dos tercios de aquellos que no cuentan con sistemas de gestión tienen preocupación en torno a la precisión y accesibilidad de información, en particular lo relacionado a la gestión de mails. Los sistemas ECM mejoran la confianza en la integridad y recuperabilidad de la información electrónica.

- 50% de los encuestados describe su gestión de mensajes instantáneos como "caótica", el 31% siente lo mismo acerca de los mensajes de correo electrónico, y el 28% para documentos de Office. "El Caos del contenido" es por lejos el mayor factor desencadenante para la compra o el reemplazo de sistemas de ECM.

- Aunque un 39% todavía sigue archivando por propia cuenta mails importantes en carpetas de Outlook, un 18% cuenta con captura automática de documentos, sistema de gestión de registros o sistemas de gestión de correspondencia. Un 19% confía en la indexación manual por el personal.

- 15% de los encuestados eliminan mails cada cierto tiempo, mientras que un 16% los mantienen indefinidamente. Un 27% no tiene políticas al respecto.

- Dentro de la comunidad AIIM, un 16% considera que ha alcanzado una capacidad de Gestión ECM, cifra superior al 12% registrado la encuesta del 2010. Un 29% se encuentra en proceso de implementar una medida de control que permita conocer su situación al respecto.

- El 72 % de grandes empresas cuenta con al menos 3 sistemas ECM/CM/RM. Un 25% tienen 5 o más sistemas.

- La consolidación de sistemas existentes en torno a un mismo proveedor de ECM es la estrategia preferida por 42 % de las organizaciones encuestadas, con un 19% utilizando un conjunto de productos existentes y un 23% con la compra de un nuevo conjunto. El 29% tiene una estrategia elegida para mantener y actualizar los sistemas departamentales.

- Entre las organizaciones más grandes (más de 5000 empleados), el 4% está buscando un nuevo proveedor único como parte de su primer proyecto en gestión de contenido, comparado al 16% que conforman las pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, el 15% de las compañías grandes no cuentan con una estrategia de gestión de contenido implementada.

- Más del 60% de organizaciones buscarían un sistema ECM para administrar los archivos de papel físico y también para gestionar eficientemente archivos digitales. El 40% buscan proveedores que cumplan con estándares de calidad ISO, DOD, MoReq.

- 18% de los encuestados elige a un proveedor específico del sector para solucionar sus requerimientos. Para aquellos que eligieron un proveedor genérico, un 35% tomó en cuenta sus capacidades para cumplir con los requisitos de la industria.

- 57% tiene cierto grado de customización local, y un 27% tiene productos complemetarios o integraciones de mercado.

- 6% de las organizaciones utilizan actualmente sistemas Open Source de ECM y se prevé que se duplique en los próximos dos años. En organizaciones pequeñas, un 8% utiliza recursos Open Source y un 13% tiene planes de.

- El 32% de las organizaciones terceriza el archivo de sus documentos en papel, pero solo un 7% lo terceriza para el manejo de archivos electrónicos. Un 4% está usando recursos Saas o Cloud para su gestión documental ECM y se prevé que se duplique en los próximos 12 meses.

- En particular, un 6% utiliza “clouds” internas corporativas, y menos del 3% usa “clouds” públicas externas.

- 53% de las grandes organizaciones están usando herramientas de colaboración 2.0, mientras que las empresas pequeñas suman un 29%.

- Una mayor colaboración dentro y entre los equipos es de lejos el mayor beneficio de las herramientas sociales y de colaboración.

- La aplicación de registros electrónicos y la definición de una taxonomía corporativa son las dos principales prioridades en torno al ECM, seguido por la integración de repositorios.

- El gasto en la mayoría de las áreas de ECM va a aumentar una vez más en 2011, en particular para las licencias de software. Escáneres y MFPs tendrán el suyo. La externalización puede descender ligeramente.