Sol Caribbean agiliza los procesos de CapEx con IBM Cloud Pak®
por Kristin Fern Johnson
Artículo original en inglés aquí: https://www.ibm.com/case-studies/sol-caribbean/
La agilidad empresarial es imprescindible para el rápido crecimiento de Sol Caribbean, Ltd. La compañía petrolera se ha expandido exponencialmente desde su lanzamiento en 2005. Hoy, está valorada en miles de millones de dólares y opera en 23 países de la cuenca del Caribe, suministrando combustible, petróleo líquido. y lubricantes para las industrias minorista automotriz, de aviación, marítima y de camiones, entre otras.
Para coordinar y automatizar sus procesos de gastos de capital (CapEx) en su compleja y diversa estructura organizativa, Sol Caribbean utiliza IBM Cloud Pak for Business Automation. Esa coordinación no es una tarea fácil. La empresa inicia aproximadamente 1.000 proyectos al año en sus países y negocios. Los proyectos varían mucho en alcance, desde el desarrollo de una nueva estación de servicio hasta la compra de una computadora de oficina.
Antes de contratar a LPA , el proceso de inversión de capital de la empresa estaba lejos de ser ágil. “En ese momento, todo el proceso se realizaba por correo electrónico”, dice Juan López, Gerente Regional de Operaciones de Sol Caribbean. “No había un repositorio central, no había forma de rastrear los documentos de un proyecto, ni flujo de trabajo ni sello de aprobación cuando todas las partes interesadas habían firmado un proyecto”.
“Cuando llegamos a una auditoría, fue difícil encontrar documentación de respaldo para cada proyecto”, continúa. “Nuestro negocio tiene muchos activos y queríamos tener un mejor control de nuestras inversiones. Desde el proceso de aprobación hasta su finalización, no había forma de revisar el éxito relativo de un proyecto, no solo en términos de dinero gastado, sino también del negocio que generó o si tuvo un buen o mal rendimiento ".
La empresa necesitaba una solución tecnológica que le ayudara a gestionar mejor sus procesos de inversión, realizar un seguimiento y auditar proyectos y minimizar el riesgo de fraude.
“En el pasado, hacíamos girar nuestras ruedas durante semanas en algunos de los proyectos más complejos, tratando de llegar a un consenso sobre las decisiones…. Ahora, la gran mayoría de nuestras aprobaciones se realizan en una semana ".
Juan López, Gerente Regional de Operaciones de Sol Caribbean
Automatización en acción
Sol Caribbean trabajó con el socio comercial de IBM LPA Corporate Solutions (LPA) para construir una plataforma de automatización sustentada en la solución IBM Cloud Pak for Business Automation, que está optimizada para su despliegue en Red Hat® OpenShift® en cualquier nube o entorno de TI.
Los ejecutivos de Sol Caribbean eligieron la solución por encima de varias otras basándose en un prototipo que LPA presentó durante el proceso de selección. "Tocaba todos los puntos: gestión de procesos de negocio, gestión de documentos, gestión de contenidos y flujo de trabajo automatizado", dice López.
La plataforma centralizada resultante, alojada en las instalaciones de Barbados en servidores virtualizados, automatiza completamente el proceso de inversión de la empresa:
Para iniciar un proyecto, los usuarios autorizados -a menudo los directores de país- se conectan a la plataforma a través de la interfaz basada en la web de la solución de IBM, rellenan un formulario de solicitud en línea y presentan la documentación de apoyo necesaria, que se almacena en un repositorio centralizado de contenido relacionado con el proyecto. El repositorio forma parte del componente de gestión de contenidos de la solución IBM Cloud Pak for Business Automation, que también emplea un sólido esquema de seguridad para proteger los documentos confidenciales de la exposición a usuarios no autorizados.
A continuación, el motor basado en reglas incluido en el componente de flujo de trabajo de automatización empresarial de la solución IBM Cloud Pak for Business Automation asigna y dirige automáticamente la solicitud de proyecto a los revisores adecuados mediante una matriz de autorización basada en el umbral presupuestario, el sector empresarial y el país de origen. Los revisores aprueban o rechazan el proyecto y presentan la justificación de sus decisiones.
El sistema hace un seguimiento de cada paso del proyecto CapEx -desde la aprobación hasta la finalización del proyecto- y puede generar informes sobre el estado de un proyecto o conjunto de proyectos en cualquier momento durante la ejecución del proyecto o tras su finalización. Además, el sistema está integrado en un proceso de colaboración con el sistema de contabilidad para garantizar que los presupuestos estén sincronizados y en marcha.
Una visión integral
Desde la implantación de la plataforma en 2019, esta ha cumplido su promesa: lo atestigua su buena acogida por parte de uno de los mayores proveedores de combustible y productos petrolíferos de Canadá, Parkland Fuel Corporation, que adquirió Sol Caribbean en enero de 2019. "Hemos podido demostrar el valor del sistema a Parkland", dice López. "Las partes interesadas de Parkland lo han visto desde diferentes perspectivas y lo han respaldado".
Lo más importante es que ha proporcionado a Sol Caribbean mejoras vitales en los procesos. El repositorio centralizado permite a los usuarios acceder a la documentación del proyecto en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que facilita el cumplimiento de la normativa y acelera el tiempo de tramitación. "Tenemos un control mucho mejor desde el punto de vista del cumplimiento", dice López. "Nos sentimos cómodos sabiendo que tenemos la documentación de cada proyecto y que podemos justificar cualquier auditoría. El proceso de aprobación de CapEx se ha agilizado: se tarda menos tiempo en aprobar los proyectos porque todo el mundo sabe lo que hay que hacer y por quién."
"Ahora tenemos las herramientas para hacer un seguimiento de la duración de los proyectos", continúa, "lo que nos ayuda a realizar mejoras continuas. Y estamos empezando a generar información que nos permite hacer un seguimiento de los KPI, como el porcentaje de proyectos que se ajustan al presupuesto o a los plazos."
La prevención del fraude es otra ventaja. "Ahora hay controles y equilibrios para asegurarnos de que podemos medir las adquisiciones con respecto a nuestra herramienta de inversión ERP", dice Elena Henckel-DaCosta, directora general de LPA. "Esa capacidad nos ayuda a minimizar el potencial de fraude".
El motor de reglas de la plataforma también facilita una toma de decisiones más rápida. La solución IBM Cloud Pak for Automation está configurada para incluir hitos y plazos para la aprobación de proyectos. Si los revisores incumplen sus plazos, el aprobador final recibe una notificación automática a través de la plataforma. "Anteriormente, habríamos perdido semanas en algunos de los proyectos más complejos, tratando de llegar a un consenso sobre las decisiones. Actualmente, la mayor parte de nuestras aprobaciones se hacen en una semana", dice López. "Ahora, una vez que se inicia el proyecto, la plataforma asigna automáticamente plazos, por lo que la gente está obligada a dar su opinión en un plazo determinado. La toma de decisiones tiene que ser literalmente más rápida. La gran mayoría de nuestras aprobaciones se hacen en una semana".
Según LPA, las recomendaciones futuras pueden incluir el uso de la automatización de procesos robóticos para integrar la plataforma con el sistema ERP de Sol Caribbean. Otra área de exploración futura es el uso de la IA para mejorar el análisis estadístico y de mercado.
Mientras tanto, Sol Caribbean está disfrutando de los beneficios de su plataforma actual. "Esta solución complementa la gestión de nuestro proceso de inversión", dice López, "así que estoy muy contento con ella. Todas las implantaciones de TI son difíciles; la gestión del cambio es difícil. Ha requerido mucho trabajo y compromiso, pero ahora estamos en un punto en el que el sistema funciona bien."
Acerca de Sol Caribbean Ltd.
Fundada en 2005,
Sol Caribbean suministra productos petrolíferos en toda la cuenca del Caribe, con operaciones en 23 países. Con sede en Bridgetown, Barbados, distribuye combustible, lubricante y gas licuado de petróleo a través de una red de estaciones de servicio y a clientes comerciales en las industrias de transporte marítimo, aviación, camiones, minería y embarcaciones de lujo. La empresa fue adquirida a principios de 2019 por Parkland Corporation, el mayor proveedor independiente de combustibles y productos petrolíferos de Canadá.
Acerca de LPA Corporate Solutions (LPA)
Fundada en 1996, IBM Business Partner
LPA es un grupo de empresas con presencia y liderazgo internacional dedicado a la producción e integración de soluciones de transformación digital que incluyen la gestión de procesos de negocio, la gestión de casos, la gestión de contenidos empresariales, la automatización robótica de procesos, la automatización inteligente, la IA, el desarrollo de aplicaciones y portales web y el desarrollo de comercio electrónico. Sus soluciones permiten a más de doscientos clientes lograr una ventaja competitiva a través de la gestión inteligente de sus activos y documentos, y optimizando sus procesos organizativos críticos. LPA tiene sucursales en Argentina, Chile, Perú, Ecuador, Colombia y Barbados.
Componentes de la solución
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